Недостача: что делать работодателю?

Недостача – это отсутствие необходимого количества денежных средств или материально-товарных ценностей, выявленная у ответственного лица при проведении ревизии или инвентаризации.

Размер недостачи отражает разницу между учетными данными в бухгалтерии и фактическим наличием денег или товара на предприятии.

Если исключить математические ошибки при проведении инвентаризации, то можно выделить две основные причины образования недостачи:

• хищение денежных средств и материально-товарных ценностей (ответственным работником либо иными лицами);

• порча или утрата имущества при нарушении работником технологии производства или халатного отношения к исполнению своих трудовых обязанностей.

В моей практике в последнее время все чаще и чаще встречаются гражданские и уголовные дела, связанные с выявлением недостачи. Это побудило меня написать данную статью, в которой мы разберем возможные действия работодателя в указанной ситуации.

Выявление недостачи на предприятии – не такое редкое явление и поэтому предприниматель и бухгалтерия компании должны обладать базовыми познаниями в вопросах проведения инвентаризации и взыскания причиненного ущерба.

Итак, при выявлении недостачи необходимо выполнить следующие действия.

1) Убедиться в достоверности результатов инвентаризации

Часто причиной недостачи являются банальные ошибки бухгалтера при проведении инвентаризации (недочеты в проверке материальных ценностей, ошибки при сличении данных учета и инвентаризации, неправильные расчеты и т.д.). Лучше выявить эти ошибки сразу и избежать необоснованных претензий к работнику, чем узнать о недостоверности результатов инвентаризации уже в суде при рассмотрении вашего иска по существу.

Если результаты инвентаризации правильные и ошибок в расчетах допущено не было, то можете смело переходить ко второму пункту.

2) Проверить порядок проведения инвентаризации

Если нарушить порядок проведения инвентаризации, установленный нормативно-правовыми актами, то ее результаты могут быть признаны недействительными. Соответственно, ошибки в проведении инвентаризации могут стать причиной отказа в удовлетворении ваших требований о взыскании причиненного ущерба.

Правила проведения инвентаризации закреплены в Методических указаниях, утвержденных Приказом Минфина от 13.06.95 №49.

Выделим общие правила проведениям инвентаризации:

• перед проведением инвентаризации руководитель организации выносит приказ о создании инвентаризационной комиссии и определяет ее состав. В комиссию могут входить как сотрудники организации (бухгалтер, экономист и т.д.), так и представители независимых аудиторских компаний;

• до начала инвентаризации комиссия должна получить актуальные сведения о движении материально-товарных ценностей и денежных средств (приходные и расходные документы, отчеты и т.д.). Указанная документация визируется председателем инвентаризационной комиссии;

• перед проведением инвентаризации от материально ответственного работника необходимо получить расписку о том, что он сдал все документы и ценности к началу инвентаризации;

• проверка наличия у работника материально-товарных ценностей и денежных средств должна проводиться с участием данного работника;

• данные о наличии у работника материально-товарных ценностей отражаются в инвентаризационной описи, которая должна быть составлена в двух экземплярах. Один экземпляр выдается работнику, а второй остается в организации;

• инвентаризационная опись должна быть подписана всеми членами инвентаризационной комиссии и работником, у которого проводилась инвентаризация;

• если в ходе инвентаризации выявлено отклонение от учетных данных, то в бухгалтерии составляется сличительная ведомость. В ведомости указываются конкретные расхождения между информацией бухгалтерского учета и сведениями, содержащимися в инвентаризационной описи.

3) Провести служебную проверку

При выявлении недостачи необходимо провести служебную проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения (требования ст.247 ТК РФ).

Материалы служебной проверки в последующем будут являться доказательствами в рамках гражданского или уголовного судопроизводства.

Точный порядок проведения служебной проверки законодательством не определен. Поэтому при ее проведении необходимо руководствоваться локальными нормативными актами компании.

Соответственно, еще до возникновения каких-либо происшествий на предприятии, работодателю следует в своих нормативных актах закрепить основания, порядок проведения и оформления служебной проверки.

Выделим общий порядок действий при проведении служебной проверки:

• для проведения служебной проверки руководителю организации необходимо вынести приказ. Как правило, приказ должен содержать следующие сведения: 1) основания и поводы проведения служебной проверки (к примеру, недостача при инвентаризации, служебная записка бухгалтера); 2) состав комиссии и ее полномочия (желательно включить в состав комиссии не менее трех лиц);
  3) срок проведения служебной проверки и представления ее результатов руководителю организации.
  
  
• в ходе служебной проверки комиссия должны выяснить следующие обстоятельства: 1) причинен ли организации ущерб и в каком размере; 2) кто именно виновен в причинении ущерба; 3) причинен ли ущерб противоправным поведением работника?; 4) имеется ли причинно-следственная связь между противоправными действиями работника и причиненным ущербом? 5) является ли работник материально ответственным лицом и какими доказательствами это подтверждается? (трудовой договор, договор о материальной ответственности, должностная инструкция и т.д.); 6) имеются ли обстоятельства, исключающие материальную ответственность работника? (возникновение ущерба по причине действия непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны, неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику).
  
  
• в ходе служебной проверки комиссия изучает все необходимые документы, а также получает объяснения у проверяемого работника и иных сотрудников, которые могут располагать необходимыми сведениями об обстоятельствах причинения ущерба.
  
  Важно! Истребование от работника письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба является обязательным (требование ст.247 ТК РФ). В силу положений ст.193 ТК РФ, если работник по истечении двух рабочих дней не предоставил объяснение, то необходимо оформить соответствующий акт.
  
  
• по результатам служебной проверки составляется акт (заключение служебной проверки). В акте необходимо отразить следующее: 1) основания и повод проверки; 2) состав комиссии с указанием ФИО и должности всех участвующих лиц; 3) сведения об обстоятельствах произошедшего; 4) сведения о размере причиненного ущерба; 5) сведения о сотруднике, действиями которого причинен ущерб; 6) форма вины сотрудника (умышленно или по неосторожности); 7) имеется ли причинно-следственная связь между противоправными действиями работника и причиненным ущербом; 8) является ли работник материально ответственным лицом и имеются ли обстоятельства, исключающие материальную ответственность.
  
  К акту нужно приобщить копии всех документов, на основании которых комиссия пришла к своему заключению. Акт служебной проверки подписывают все члены комиссии и передают его руководителю для решения вопроса о привлечении виновного сотрудника к ответственности.
  
  Важно! Работник должен быть ознакомлен с результатами служебной проверки, поскольку в силу требований ст.247 ТК РФ он имеет право знакомиться со всеми материалами данной проверки.
  

4) Инициировать процесс привлечения сотрудника к ответственности

В случае установления вины сотрудника в причинении ущерба он может быть привлечен не только к дисциплинарной, но также к гражданско-правовой и уголовной ответственности.

Решение о привлечении работника к дисциплинарной ответственности принимается руководителем организации по результатам служебной проверки.

При выявлении недостачи также встает вопрос о взыскании причиненного ущерба.

Если размер ущерба превышает средний месячный заработок сотрудника и он отказывается его выплатить добровольно, то взыскание возможно только в судебном порядке (ст.248 ТК РФ). Аналогичная ситуация, когда с момента установления размера причиненного ущерба прошло более одного месяца.

Для взыскания причиненного ущерба в вышеуказанных случаях организация должна обратиться в суд с соответствующим иском.

Если же в действиях сотрудника усматриваются признаки хищения, то необходимо подать в полицию заявление о возбуждении уголовного дела.

Более подробно о разграничении гражданско-правовой и уголовной ответственности сотрудника при выявлении недостачи Вы можете прочитать в моей статье по этой ссылке.

Предприниматели часто сталкиваются с ситуацией, когда при наличии недостачи на предприятии им не удается взыскать ущерб с виновного сотрудника либо привлечь его к уголовной ответственности.

Причины подобной ситуации - недочеты в оформлении локальных нормативных актов, нарушения при проведении инвентаризации и служебной проверки, ошибки в оформлении их результатов.

В данной категории дел большое значение имеет качество составленных документов: трудовой договор, договор о материальной ответственности, должностная инструкция сотрудника, регламенты бизнес-процессов в компании, приказ о создании инвентаризационной комиссии, акты инвентаризации и служебной проверки.

Вышеуказанные документы должны быть составлены юридически грамотно и полностью отвечать требованиям закона.

При проведении инвентаризации и оформления ее результатов необходимо быть крайне внимательным и соблюдать все требования нормативно-правовых актов.

Наличие правильно оформленных документов, подтверждающих факт причинения ущерба, и соблюдение порядка проведения инвентаризации и служебного расследования помогут работодателю взыскать причиненный ущерб с работника и привлечь его к ответственности.